Veelgestelde vragen - Boekhouding

Kan ik meerdere kas-, bank- of giroboeken gebruiken?

Is het mogelijk om automatisch BTW te laten berekenen tijdens het inbrengen van boekingen?

Een debiteur betaald in één bedrag meerdere facturen. Hoe boek ik die af?

Hoe moet ik handelen wanneer een debiteur te weinig betaald?

Hoe moet ik handelen wanneer een debiteur te veel betaald?

Een debiteur betaald een factuur, verminderd met een bedrag betalingskorting. Dit moet eigenlijk gewoon geaccepteerd worden, maar toch wordt het venster 'Afboeken facturen' gestart en wordt de betalingskorting niet automatisch afgeboekt.

Nadat ik een heel afschrift heb ingegeven, blijkt dat het eindsaldo niet overeenkomt met het eindsaldo van het afschrift, doordat ik een regel ben vergeten. Kan ik die nog tussenvoegen?

Ik heb (per abuis) een heel boekstuk ingebracht in een verkeerde periode. Moet ik deze laten vervallen en opnieuw ingeven?

Ik weet zeker dat ik een betaling heb geboekt, maar op de openstaande posten lijst blijft die betreffende factuur staan.

Op de BTW-aangifte worden de rubrieken '4a' en '4b' niet afgedrukt.

Kan er een auditfile t.b.v. de belastingdienst worden aangemaakt?

Kan de BTW-aangifte elektronisch worden aangeleverd?

Moet een jaar worden afgesloten voordat in een nieuw boekjaar gewerkt kan worden?

Kan ik op elk moment de jaarafsluiting draaien?

Moeten alle overzichten worden afgedrukt voordat het boekjaar definitief wordt gesloten?

 

Kan ik meerdere kas-, bank- of giroboeken gebruiken?
U kunt zelf de te gebruiken dagboeken definiëren (menu 'Stamgegevens-Grootboek-Dagboeken'). U heeft totaal 99 nummers voor alle soorten dagboeken tot uw beschikking.
Terug


Is het mogelijk om automatisch BTW te laten berekenen tijdens het inbrengen van boekingen?
Wanneer u de BTW voor elke boeking automatisch wilt laten berekenen, dient u verschillende BTW-codes vast te leggen (menu 'Stamgegevens-Algemeen-BTW-codes') en vervolgens deze codes te koppelen aan de verschillende kosten- of opbrengstrekeningen. Per grootboekrekening kunt u er voor kiezen om het bedrag inclusief of exclusief BTW in te geven, waardoor de BTW uit het bedrag wordt gehaald of juist over het bedrag wordt berekend. Tijdens het inbrengen van boekingen zal het programma het berekende BTW-bedrag projecteren en heeft u nog de mogelijkheid om deze voor de betreffende boeking aan te passen.
Terug


Een debiteur betaald in één bedrag meerdere facturen. Hoe boek ik die af?
In het inboeken van uw bankafschrift dient u op de boekingsregel het bedrag in te geven zoals dit op het bankafschrift staat vermeld. Vervolgens kunt u bij de rubriek 'Factuur' op <F8> drukken of een factuurnummer ingeven, waarna het programma in het venster 'Afboeken facturen' komt. Hier kunt u alle factuurnummers ingeven, die met het totaal geboekte bedrag worden betaald. Het nog te boeken bedrag wordt weergegeven.
Terug


Hoe moet ik handelen wanneer een debiteur te weinig betaald?
Wanneer een debiteur te weinig betaald op een openstaande post kunt u dit op 2 manieren afhandelen. U dient (altijd) het daadwerkelijk betaalde bedrag in de bankboeking in te geven. Na ingave van het factuurnummer zal het programma automatisch het venster 'Afboeken facturen' starten. Hier kunt u aangeven wat u met het verschilbedrag wilt doen. Wanneer u dit venster direct afsluit zal het verschilbedrag als openstaand bedrag blijven staan. U kunt het verschil ook afboeken als betalingsverschil, betalingskorting of kredietbeperking. Hiervoor dient u bij de rubriek 'Afboeken' <F8> in te drukken, waardoor u in het venster 'Afboeken restant' komt. Hier kunt u ingeven hoe u het bedrag wilt afboeken, door het verschilbedrag te verdelen over deze rubrieken.
Terug


Hoe moet ik handelen wanneer een debiteur te veel betaald?
Ook wanneer een debiteur te veel betaald op een openstaande post kunt u dit op 2 manieren afhandelen. U dient (altijd) het daadwerkelijk betaalde bedrag in de bankboeking in te geven. Na ingave van het factuurnummer zal het programma automatisch het venster 'Afboeken facturen' starten. Omdat het programma er van uit gaat dat er niet meer wordt betaald dan er openstaat op een factuur, neemt het programma aan dat het te veel betaalde bedrag op een andere factuur afgeboekt moet worden. Wanneer dat het geval is kunt u deze factuur in de tweede (en volgende) regel ingeven. Wanneer het te veel betaalde bedrag echter op de oorspronkelijke factuur weggeboekt moet worden dient u het daadwerkelijk betaalde bedrag in de rubriek 'Bedrag' in te geven (hier komt dus een hoger bedrag ingevoerd). In de rubriek 'Restant' zal in dit geval een negatief bedrag komen te staan. Wanneer u verder geen actie onderneemt, zal dit negatieve bedrag als openstaande post blijven staan bij deze debiteur. U kunt het verschil ook afboeken als betalingsverschil, betalingskorting of kredietbeperking. Hiervoor dient u bij de rubriek 'Afboeken' <F8> in te drukken, waardoor u in het venster 'Afboeken restant' komt. Hier kunt u ingeven hoe u het bedrag wilt afboeken, door het verschilbedrag (in dit geval dus negatief) te verdelen over deze rubrieken.
Terug


Een debiteur betaald een factuur, verminderd met een bedrag betalingskorting. Dit moet eigenlijk gewoon geaccepteerd worden, maar toch wordt het venster 'Afboeken facturen' gestart en wordt de betalingskorting niet automatisch afgeboekt.
Binnen elke betaalwijze heeft u aangegeven of er betalingskorting berekend mag worden en tot hoeveel dagen na de factuurdatum deze in mindering mag worden gebracht. Wanneer de factuur betaald wordt binnen die termijn zal een bedrag betalingskorting automatisch worden afgeboekt. Waarschijnlijk valt de betaaldatum buiten deze termijn, het programma zal nu reageren alsof er te weinig betaald is. In het venster 'Afboeken restant' wordt echter zichtbaar dat het verschilbedrag inderdaad de betalingskorting is en kunt u er zelf voor kiezen om deze alsnog af te boeken.
Terug


Nadat ik een heel afschrift heb ingegeven, blijkt dat het eindsaldo niet overeenkomt met het eindsaldo van het afschrift, doordat ik een regel ben vergeten. Kan ik die nog tussenvoegen?
Ja, u kunt regels tussenvoegen in elk regelprogramma (zoals het inbrengen van het bankboek). Hiervoor dient u naar de regel te gaan, waarvoor u de regel wilt invoegen en op de knop 'Rgl invoegen' of toetscombinatie <Shift+F4> te drukken.
Terug


Ik heb (per abuis) een heel boekstuk ingebracht in een verkeerde periode. Moet ik deze laten vervallen en opnieuw ingeven?
Een boekstuk welk u heeft ingegeven in een verkeerde periode kunt u eenvoudig over zetten naar de juiste periode, indien het boekjaar wel correct was. Hiervoor dient u het betreffende dagboek te openen, in de periode waarin de boeking geboekt hoort te worden. Vervolgens geeft u het betreffende nummer in, waarna het programma zal melden dat deze reeds is geboekt in een andere periode. Hier kunt u dan aangeven dat deze overgezet moet worden naar de huidige combinatie boekjaar/periode, waarna u het boekstuk dient op te slaan.
Terug


Ik weet zeker dat ik een betaling heb geboekt, maar op de openstaande posten lijst blijft die betreffende factuur staan.
Bij (bijna) alle overzichten binnen het programma kunt u aangeven voor welke periode u het overzicht wilt afdrukken. Wanneer u een betaling heeft geboekt in een latere periode waarvoor u de openstaande posten opvraagt, zal de betreffende factuur hier dus nog op vermeld staan. Alleen in de programma's 'Opvragen debiteuren' en 'Opvragen crediteuren' wordt bij de knop 'Openstaande posten' altijd de laatste stand weergegeven.
Terug


Op de BTW-aangifte worden de rubrieken '4a' en '4b' niet afgedrukt.
Binnen uw rekeningschema dient u aparte grootboekrekeningen op te nemen voor de inkopen uit het buitenland. Bij deze rekeningen moet in de rubriek 'BTW-aangifte' 1410 en 1420 worden ingegeven voor respectievelijk inkopen uit landen buiten de EU en inkopen uit landen binnen de EU. Het programma zal vervolgens de bijhorende BTW uitrekenen en deze op de aangifte afdrukken en ook weer bij rubriek '5b Voorbelasting' tellen, zodat er per saldo geen extra BTW afgedragen wordt.
Terug


Kan er een auditfile t.b.v. de belastingdienst worden aangemaakt?
In het menu 'Grootboek' bevindt zich de keuze 'Auditfile' waarmee u een auditfile t.b.v. de belastingdienst kunt aanmaken. U dient dan bij 'Soort auditfile' te kiezen voor 'XML Auditfile Financieel'. Dit is de laatste versie van de door de belastingdienst, in samenwerking met diverse softwareleveranciers en het SRA, ontwikkelde standaard methode voor het uitwisselen van gegevens.
Terug


Kan de BTW-aangifte elektronisch worden aangeleverd?
Vanaf januari 2005 bent u verplicht uw BTW-aangifte (en Opgave ICL) elektronisch aan te leveren aan de belastingdienst. Uiteraard zal hiervoor ook een mogelijkheid binnen onze programmatuur worden gecreëerd. Wij verwachten deze optie in de tweede helft van 2004 operationeel te hebben, waarna hij aan alle gebruikers wordt toegezonden met de update naar versie 2005 (december 2004). Wanneer u op de hoogte wilt blijven van de ontwikkelingen binnen Vemasoft voor wat betreft dit en andere onderwerpen, kunt u zich abonneren op onze elektronische nieuwsbrief.
Terug


Moet een jaar worden afgesloten voordat in een nieuw boekjaar gewerkt kan worden?
Nee, u kunt gewoon doorboeken in een nieuw boekjaar zonder het voorgaande boekjaar af te sluiten. De beginbalans wordt te allen tijde direct bijgewerkt en is dus in het nieuwe boekjaar zichtbaar. Ook wanneer u later nog wijzigingen aanbrengt in het vorige boekjaar heeft dit weer direct consequenties voor het nieuwe boekjaar.
Terug


Kan ik op elk moment de jaarafsluiting draaien?
De jaarafsluiting kan één maal worden uitgevoerd. nadat de jaarafsluiting is gedraaid kunnen er geen wijzigingen meer worden aangebracht in het betreffende boekjaar. Wij raden u dan ook aan om de jaarafsluiting pas uit te voeren als u er 100% zeker van bent dat alle boekingen zijn ingebracht. U kunt gewoon doorwerken in volgende jaren; het aantal geopende jaren kan in principe onbeperkt zijn. Wanneer u echter zeker weet dat alles is geboekt raden wij u wel aan om de jaarafsluiting te draaien; het samenstellen van overzichten zal daarna namelijk sneller zijn en u heeft toch nog altijd de mogelijkheid om overzichten van reeds afgesloten boekjaren op te vragen.
Terug


Moeten alle overzichten worden afgedrukt voordat het boekjaar definitief wordt gesloten?
Ook van reeds afgesloten boekjaren kunt u nog alle overzichten opvragen. Hiervoor dient u in het menu 'Diversen' te kiezen voor 'Inzien afgesloten boekjaar', waarna u alle onderdelen weer beschikbaar heeft voor het afdrukken van overzichten.
Terug


Terug naar veelgestelde vragen